reciclendo papelUno de los costes que menos se vigilan en las empresas es el gasto en material de oficina. Dentro de este apartado tan genérico, el gasto en papel, suministros de impresión y mantenimiento de las impresoras se llevan gran parte del presupuesto anual en este concepto. Entre autónomos y microempresas se tiende a controlar al máximo el gasto y más aún en tiempos de crisis como el período en el que nos encontramos, pero a medida que la empresa crece este control del gasto se relaja llegando a ser inexistente en algunos casos.

El gasto directo en impresión, que como ya hemos dicho incluye el papel, los cartuchos de tinta y toners y el mantenimiento de las impresoras tiene que ser un objetivo prioritario dentro de un plan integral de reducción de costes. A parte de estos costes directos, hay que tener en cuenta que el parque de impresoras de nuestra empresa también tiene otros costes ocultos o indirectos más difíciles de cuantificar como puede ser el consumo eléctrico de los dispositivos en funcionamiento y el consumo eléctrico en  stand-by o la generación de calor que puede llegar a ser considerable en algunas salas de reprografía.

Algunas medidas muy interesantes que podemos implantar en nuestra empresa para reducir el gasto en impresión son las siguientes:

  • Realizar un presupuesto anual para gasto en servicios de impresión y ajustarnos al mismo
  • Configurar las impresoras para que impriman 2 hojas del documento por cada cara y utilicen las 2 caras de la impresora
  • Configurar la impresora para que imprima en modo borrador
  • No hace uso de las impresoras en color a no ser que se estrictamente necesario
  • Retirar las impresoras personales de tinta y sustituirlas por una impresora laser en red
  • Ubicar la impresora o impresoras en un lugar visible
  • El lugar en el que se encuentre la impresora o impresoras debería estar suficientemente ventilado
  • Fomentar el reciclaje de papel utilizado
  • Los cartuchos de tinta y toners se llevarán a un punto de reciclaje para su posterior tratamiento

Estas medidas van encaminadas a “criminalizar” el uso de las impresoras. Aún hoy, muchos de nosotros preferimos leer, marcar y comentar un texto sobre una hoja de papel antes que hacerlo sobre un documento en formato electrónico. Este cambio de chip cuesta al principio ya que no estamos habituados a ello, pero con el paso de los días, nos daremos cuenta que pocos documentos realmente necesitan ser impresos.

Un ejemplo de empresa que ya ha puesto en marcha la Oficina sin Papeles ha sido Movistar. La tendencia es hacer desaparecer el uso de estos dispositivos y para ello se aplican medidas como las tarjetas con un “crédito” mensual de impresión o la de crear responsables que supervisan y autorizan la impresión de los documentos. Todas estas medidas ayudarán a reducir los costes de los servicios de impresión de nuestra empresa y de paso aportarán nuestro granito de arena a mejorar el medio ambiente reduciendo el consumo de energía y la generación de desechos. Por una vez, pensemos en verde antes de imprimir el próximo documento.

Oscar Pin – Consultor TIC

Anuncios