Hace unos días un colega de profesión me comentaba los problemas que había tenido en su último proyecto llave en mano con un nuevo cliente. Este proyecto es un piloto con el que el cliente tiene la intención de evaluar una nueva herramienta en un entorno de pruebas con perspectivas futuras de implantarla en producción. Los problemas que me comentaba mi colega se han producido por los constantes cambios en la planificación original del proyecto por parte del cliente.

Hasta cierto punto es comprensible que las empresas que contratan servicios (sean TIC o de cualquier otro tipo) quieran aprovechar al máximo la inversión realizada, pero esto no debería servir de excusa para una vez iniciado el proyecto, aparcar el calendario previsto e ir a salto de mata en cuanto a planificación se refiere. Aunque el cliente pueda pensar inicialmente que de esta forma conseguirá más funcionalidades de las que se han pactado en el contrato inicial, es más que probable que el resultado final diste mucho de satisfacer ni al cliente ni al proveedor TIC, con lo que también se corre el riego de ser el primer y último proyecto que se realiza en común.

En todo proyecto existe una fase inicial de estudio de las necesidades que tiene el cliente y como va a dar respuesta a estas necesidades la empresa de servicio. Por norma general, las horas dedicadas a la elaboración de este estudio no suelen facturarse al cliente; es lo que conocemos como un presupuesto sin compromiso. Es en esta fase cuando se tiene que “apretar” para conseguir el máximo de funcionalidades al mejor precio. Para poder puntos de referencia y saber si estamos comprando un buen proyecto TIC, es muy recomendable solicitar el mismo presupuesto a más de una empresa de servicios.

Una vez realizado el estudio previo en el que deberían quedar muy claros el alcance del proyecto, la duración, que recursos de destinarán para ello (tanto por parte de la empresa de servicios como por parte del cliente), un calendario con las fechas más importantes (como pueden ser inicio y final del proyecto, inicio y fin de las fases de prueba, puestas en producción, reuniones, etc.) y por supuesto el coste total, entre otros, ambas partes se deberían comprometer firmemente a cumplir dicho contrato (cosa que normalmente se representa mediante la firma de un contrato de servicios). Este contrato marca las reglas de juego, y estas reglas de juego son para respetarlas por ambas parte durante toda la duración del proyecto. Es evidente que pueden existir situaciones en las que sea necesario realizar algunos ajustes sobre la planificación inicial, pero en ningún caso está justificado aparcar un calendario pactado por ambas partes e ir realizando tareas de forma más o menos aleatoria según decida el cliente o el proveedor (que también puede suceder).

Para que esto último no suceda o se minimice lo máximo posible es necesario dedicar un porcentaje del tiempo a la gestión del proyecto, a realizar reuniones de seguimiento y a presentar de forma trasparente el estado del proyecto al cliente. El cliente en todo momento tiene que tener la certeza de saber como evoluciona el proyecto y la empresa de servicios tiene que tener la garantía que se cumplirán los requisitos pactados inicialmente en cuanto a los recursos que la empresa pondrá a su servicio. Los que nos dedicamos a gestionar proyectos desde hace años sabemos que muy rara vez podremos controlar todas las variables de un proyecto para que no se produzca ni una sola hora sobre la planificación original (a no ser que se infle las planificaciones de forma exagerada). Si ha esto añadimos un desarrollo caótico del proyecto podemos encontrarnos con una situación final en la que el cliente esté muy descontento con el proyecto en si, que las personas que han trabajado en el proyecto tengas un sentimiento de frustración elevado y que como empresa hayamos perdido una buena oportunidad de negocio.

Es muy importante no tener miedo al cliente y hacerle ver que una buena planificación y el seguimiento de la misma es vital para que el proyecto concluya felizmente. Por suerte, la situación que acabo de comentar no es la norma aunque cuando nos encontramos con un caso así, lo mejor es reconducir la situación lo antes posible. Cuanto más tiempo se deje pasar más posibilidades hay de fracasar con el proyecto.

Oscar Pin – Consultor TIC

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